GRAPHICS SYSTEM a été créée en 1989 et spécialisée dans la fabrication de kits marketing. GRAPHICS SYSTEM compte un minimum de 230 travailleurs qui ont le potentiel de réaliser une quantité de production de 5000 articles par jour. Il y a quelques années, GRAPHICS SYSTEM a étendu son activité de production au-delà des kits marketing. GRAPHICS SYSTEM s'impose donc aujourd'hui comme l'imprimerie la plus importante de toute l'Afrique Centrale par sa maîtrise de la production de tous types de matériels adaptés à toutes les circonstances.
Production et conception de packaging, banderoles, calendriers, productions publicitaires et bien d’autres affiches qui visent à rendre la « Communication Facile »
Résumé du projet :
graphics System est une société spécialisée dans le secteur de l'industrie graphique qui assure les prestations d'impression, de signalétique, de distribution CANAL+, de commercialisation de papier et supports d'impression sur le marché. Elle dispose de plusieurs solutions logicielles pour suivre ses activités, parmi lesquelles SAGE (Paie et comptabilité), Iplans ERP, la suite bureautique, Dollibar, GLPI, Glassfish, C+ Manager.
La diversité de ces outils a les conséquences suivantes :
● Redondance des informations
● Inaccessibilité et complexité de l'accès aux données en temps réel
● Coûts de maintenance importants
● Traçabilité inefficace des données
● Risque d'intégrité des données compromise
● Temps de traitement des requêtes sous-optimal.
A cet effet, afin d'améliorer ses performances, Graphics System souhaite entamer une démarche de centralisation de ses activités de gestion au sein d'un progiciel intégré.
2 Objectifs
La solution à déployer sera la version communautaire 11 de l'ERP Odoo avec des modules spécifiques qui répondront aux exigences de l'entreprise. Il doit être déployé sur un serveur privé virtuel hébergé (Maître) et sur le serveur Graphics System local. La synchronisation entre la version hébergée sur VPS et à jour avec la version hébergée localement doit être effectuée dans un délai d'une heure.
Les objectifs spécifiques suivants devraient être atteints :
● L'outil doit être accessible de manière large et en temps réel ;
● Il devra intégrer la gestion efficace des ressources humaines, y compris l'administration du personnel (du recrutement au départ du personnel), le développement du personnel (avancements, formations, affectations, promotions et autres) et la rémunération du personnel (salaire des employés)
● La biométrie permettra le pointage automatique
● L'outil doit permettre de gérer le stock de matières premières, de produits semi-finis et de produits finis dans les entrepôts et les sites multiples ;
● Le système doit permettre de visualiser avec précision le stock actuel et de générer automatiquement des demandes d'achat de matières premières et/ou de marchandises lorsque les minimums sont atteints ; les stocks minimum étant configurés à l'avance ;
● L'intégration d'un calendrier de gestion de production doit être prévue ;
● La gestion des achats par import et le calcul automatique des coûts de débarquement (Landed cost) des matières premières et/ou marchandises, doivent être intégrés ;
● L'outil doit pouvoir intégrer l'analyse analytique des coûts de production ;
● Une interface pour visualiser la chaîne de production et leurs rapports quotidiens/mensuels de production et de performance doit être intégrée ;
● Le planning d'entretien de la machine peut y être établi et consulté ;
● La gestion des activités comptables déclarables (clients comptes) et des activités comptables non déclarables (clients particuliers) doit être prise en compte ;
● Le système doit pouvoir prendre en compte l'allocation des lignes budgétaires mensuelles concernant les engagements et les dépenses ;
● Les différents documents échangés avec les clients doivent pouvoir être archivés au sein du système ;
● Tous les accès au système doivent être tracés et les utilisateurs seront soumis à une politique d'authentification et de contrôle d'accès.
● L'outil doit assurer l'interconnexion et la gestion des activités de CANAL+
3 Modules à mettre en œuvre
Les modules à mettre en œuvre sont les suivants :
● Module de gestion des utilisateurs et de contrôle d'accès
● Module de gestion des stocks et de la logistique
● Module de gestion des achats et importations à l'étranger
● Module de gestion commerciale et CRM
● Module de comptabilité générale et de gestion de trésorerie
● Module de gestion des immobilisations
● Module de comptabilité analytique et de gestion budgétaire
● Module de gestion de production (fabrication)
● Module de gestion des ressources humaines et de la paie
● Module de gestion de la maintenance des machines
● Module de gestion électronique des documents
● Module Rapports et tableaux de bord
● Suivi d'activité
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